El Observador 2008

El Rol de la Project Management Office

Integración. La PMO sirve para alinear los proyectos con la estrategia, además de minimizar los riesgos y fracasos.

El Dato
Para que una PMO avance en la dirección correcta, su responsable debe ser alguien con capacidad para lograr la integración entre las distintas áreas y ser un referente para el management.
A través de sus proyectos es que las empresas crean nuevos productos y procesos de negocios. Es decir que, su desarrollo está íntimamente ligado al éxito del negocio.
Y los proyectos además pueden ser muy complejos, requerir mucho esfuerzo, inversión, recursos y compromiso.
Es por ello que los altos ejecutivos necesitan estar informados sobre la evolución de los diferentes proyectos que se llevan a cabo en su empresa y garantizar su malineamiento con la estrategia del negocio. En una etapa previa, además, la dirección tiene la obligación de haber evaluado correctamente los riesgos
asociados para decidir qué proyectos eran necesarios y cuales no para el futuro de la compañía.
¿Cómo gestionar y coordinar entonces de manera eficaz los proyectos?
Es aquí donde la denominada Project Management Office (PMO),el área responsable de asistir a la gestión de proyectos, se vuelve fundamental, según señaló a Café & Negocios el socio de la argentina Paradigma Consultores Asociados, Jorge Seoane.
En sus orígenes, las oficinas de proyectos se desempeñaban en las áreas de Tecnologías de la Información (TI), pero luego se fueron extendiendo logrando una mayor cobertura.
Seoane explicó que la PMO constituye un vínculo integrador para la gestión en todas sus fases –prefactibilidad, factibilidad, diseño, construcción y puesta en marcha–.
Los esfuerzos de esta oficina tienen que estar dirigidos a lograr la efectividad y productividad de los proyectos, minimizando riesgos y fracasos. Este tipo de moficinas permite además asegurar una consistencia en la forma de administrar y controlar una gama amplia de proyectos.
La PMO tiene una visión más desde la gestión metodológica, el seguimiento de las tareas, la interrelación entre los proyectos, la comunicación a la organización y en la gestión de los recursos. “Es importante que la PMO consolide un espacio de alta valoración en toda la empresa. No debe ser vista como un área de control, sino como un servicio puesto a disposición de la organización para colaborar en la divulgación de una cultura orientada a proyectos, en la difusión de la metodología de administración de los mismos, en la publicación de información y en la propia gestión”, comentó Seoane.
Según el socio de Paradigma, esta oficina de gestión de proyectos debe tener su peso por delegación de la alta dirección.
Paradigma es una consultora con más de 15 años de trayectoria y un equipo  multidisciplinario conformado por más de 300 profesionales.
Su misión es ayudar a sus clientes a transformar sus proyectos en realidad, diseñando e implementando soluciones a medida en diseño organización, mejora de resultados, consultoría en TI y desarrollo de áreas de gestión de proyectos, entre otros.

FUNCIONES
Contribuir a la formulación del Master Plan.
Controlar que se cumplan los estándares del proyecto.
Administrar la incertidumbre intrínseca a cualquier proyecto.
Definir los indicadores y los “paquetes de información”.
Confeccionar un inventario de necesidades de mejora.
Gestionar los recursos necesarios en una amplia gama de aspectos.