Nos referimos a un contrato de servicio completo cuando contempla no sólo las funcionalidades y beneficios de la nueva solución a implantar sino también la proposición y diseño de las principales estrategias para la consecución del proyecto.
La organización necesita prepararse para el proyecto para gestionar nuevas necesidades y habilidades, apoyos temporales durante el proyecto en diferentes áreas y la construcción de equipos con las mejores capacidades para poder desarrollar esta etapa fundamental.
Nos enfrentamos a un alto impacto en el mapa aplicativo: analizar la estrategia de evolución del mapa de soluciones, sus integraciones e infraestructura de soporte permite determinar la estrategia de selección de una solución que equilibre las necesidades particulares del negocio y una arquitectura aplicativa robusta y escalable.
Existe una asimetría de fortalezas y una alta complejidad comercial entre empresas clientes y proveedoras de tecnología. Las empresas ejecutan este tipo de proyectos cada 15 o 20 años.
Por otro lado, los proveedores y partners tecnológicos venden y realizan estos proyectos como una práctica básica habitual. Hay demasiadas diferencias entre capacidades.
La gestión contractual de un gran proyecto debe mitigar sus riesgos. El diseño de contratos de forma precisa y adecuada permite gestionar los impactos económicos, por ejemplo, en cuanto al uso de componentes tecnológicos y licencias, o asegurar una buena gestión de responsabilidades durante la ejecución de los servicios.
Elaborar un caso de negocio adecuado que incluya todos los costos y beneficios en cada una de las alternativas de compra y licenciamiento, permite negociar la solución más conveniente y flexible para la hoja de ruta de la organización.
Adoptar un modelo de evaluación equilibrado, que considere costos (fijos y recurrentes) y beneficios (funcionales y técnicos) para la alternativa que mejor se adapte a las necesidades de la organización es uno de los pilares clave del éxito del proceso de evaluación.
Gestionar el proyecto requiere poder atender y responder con agilidad a cambios de alcance, necesidades de definición, imprevistos que afectan y comprometen tanto el enfoque del proyecto como la hoja de ruta futura de la organización.
Para asegurar los resultados y reducir riesgos y costos del proyecto, cuanto antes se pueda complementar un equipo de trabajo propio con la asistencia de un equipo experimentado, mejor.
Estos procesos suelen encararse en cinco etapas:
Nuestra experiencia demuestra que una inversión adicional del 3% a 5% del costo del proyecto puede evitar desvíos de más del 20% o 30% de presupuesto y asegurar que la transformación no pierda foco, se logre y más aún se termine adoptando.
En resumen, para que el proceso de transformación sea exitoso debe tener líneas estratégicas y una dirección clara, debe ser gobernado integralmente, asegurando calidad, debe tener visibilidad e impacto interno y externo, con una implementación modular, en fases, conviviendo con lo existente, etc.
Determinar la necesidad de contratar un servicio de consultoría externo que acompañe las diferentes etapas de un gran proyecto, es una decisión resultante de las capacidades propias de la compañía para afrontar los siguientes desafíos:
Marisol Gonzalez Blanco
Directora de Paradigma.
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