Diario La Nación
Para lograr buenos resultados hay que abordar múltiples actividades; en qué consisten las 3P.
Por Pablo Guido
Desde una resma de papel a una máquina industrial. Optimizar el proceso de abastecimiento en una compañía requiere considerar múltiples actividades, desde la estimación de las necesidades de materiales y servicios hasta su recepción y pago. Para ejecutar el proceso con eficiencia, es fundamental tener en cuenta tres P: Planning to Purchase to Pay (planificar, ejecutar la compra y pagar), o P2P2P. A veces se trabaja en una zona de confort en lugar de asistir a las áreas demandantes para que comprendan la importancia de planificar.
Cuanto mejor se planifique la demanda, mejor será la compra. ¿Cuál es la ganancia? Velocidad de respuesta y mejores condiciones. Por ejemplo, si la necesidad se manifiesta tarde y no fue planificada, probablemente se termine comprando más caro.
La segunda etapa del ciclo de abastecimiento, la compra en sí misma, se inicia con la recepción de un requerimiento. Aquí es clave la proactividad de Compras en asistir a las áreas del negocio en lograr una buena especificación. Hay una percepción desencontrada: el negocio piensa que cuanto más rápido notifica su necesidad más veloz se resuelve, en desmérito de la calidad de la solicitud. Y es al revés, Compras debe fomentar la precisión del requerimiento para hacer una compra más asertiva.
En esta etapa de ejecución de la compra, distinguimos al menos tres modalidades: compras puntuales, recurrentes y descentralizadas que suelen convivir. Para lograr que el proceso sea exitoso se debe tener claro qué bienes o servicios adquirir utilizando una u otra modalidad.
Las compras puntuales surgen de necesidades esporádicas o por razones de mercado. Un caso típico lo constituyen las compras imprevistas por roturas, o las adquisiciones de oportunidad para aprovechar un bajo costo de alquiler de espacio en buques para el transporte de productos.
En las compras recurrentes se establecen contratos de largo plazo dada la regularidad en su consumo, como los insumos industriales o los servicios de mantenimiento frecuente en máquinas. Los beneficios son: obtener un precio por unidad más económico al negociar un contrato de alto volumen, y también el ahorro del tiempo dedicado por Compras en la gestión de la adquisición. La inflación los puso en riesgo ya que Compras tiene que negociar actualizaciones de precios acordados con el proveedor.
Las compras descentralizadas son las que involucran montos pequeños y se resuelven con procesos auto-gestionados por los solicitantes. Si bien Compras no debe participar en su ejecución, es relevante su rol de seguimiento y control para evaluar la conveniencia de migrar la modalidad. Por ejemplo, en una compañía del sector eléctrico incorporamos un tablero de Business Intelligence para monitoreo y generación de alarmas.
Un aspecto clave a considerar en la relación entre compradores y proveedores, es asegurar la transparencia de la negociación entre ambos. El crecimiento de soluciones conectadas a través de internet constituye una plataforma propicia, dado que a través de un portal de compras se pueden publicar los pliegos, invitar a los proveedores, generar foros para responder sus consultas, y dejar registro de la negociación con todos los participantes.
La tercera parte del ciclo de Abastecimiento es el pago. En este subproceso también se puede sacar provecho de los portales, permitiendo que los proveedores visualicen sus entregas y puedan cargar las facturas con referencia a las mismas. Si bien puede parecer una carga extra para los proveedores, nuestra experiencia demuestra que ellos prefieren realizar este esfuerzo a fin de garantizar un proceso más ágil de pago.
En la etapa del Pago es donde se concreta la participación de las áreas de Pagos y Tesorería, que es fundamental que estén integradas.
Algunas de las acciones que las empresas pueden implementar para mejorar su abastecimiento son:
– Dimensionamiento de las operaciones del área de compras y cuentas a pagar, contrastados con indicadores de gestión de empresas líderes.
– Right-sizing de la organización de compras y cuentas a pagar y sus dinámicas de interacción con las demás áreas de la empresa.
– Desarrollo de herramientas de simulación que permiten cuantificar el impacto a lo largo del tiempo por la puesta en marcha de iniciativas.
En síntesis, un proceso P2P2P identifica, diseña e implementa acciones concretas que dejan beneficios mensurables de corto, medio y largo plazo.
El autor es director de la práctica de supply chain y operaciones industriales de Paradigma Sociedad de Soluciones