Dinámicas virtuales: en esta realidad virtual aterrizada sin anestesia, todos participamos de reuniones.
Invitados, convocados, participantes, necesitados, lo que cambia para cada uno, reunión a reunión, es el rol que nos ha tocado en la misma.
Por esto el RUNNING requiere en forma relevante que cada organización fije urgentemente su política de gestión de reuniones, única y aplicable a todas las se realicen de formas virtuales.
Este ordenamiento facilitará que todos entiendan el funcionamiento, ya que no hay muchas caras para ver, porque apagamos videos para mejorar la performance de las comunicaciones, no hay carteles en las paredes, y la reunión se construye colaborativamente con reglas entendidas por todos.
Varias y valiosas colaboraciones fluyen actualmente para la gestión de dinámicas virtuales, con lo que más que desarrollarlas, les aportamos un check list para tener a mano y revisarlo vs. sus políticas, bien para enriquecerlas o bien para generarlas urgentemente.
Vamos a ordenar estos Tips en momentos diferentes: la preparación, la reunión y el post.
PREPARACIÓN DEL ORGANIZADOR DE LA REUNIÓN:
DEFINIR ROLES (al menos piense en 4 roles)
- FACILITADOR: define y lleva la agenda y los objetivos. Aclara para que se hizo y cuando se cumplieron los objetivos cierra los mismos para liberar a los participantes.
- DOCUMENTADOR: quien lleva la nota de la reunión. La función se facilita utilizando herramientas de la plataforma -pizarra, notas, grabación, que ya desarrollaremos.
- MODERADOR: Cuando la temática tiene debates complejos el facilitador acuerda con algún participante le facilite la moderación en base a su capacidad de ayudar a los participantes a lograr el objetivo. Bien por su expertiz o su capacidad de influir.
- PARTICIPANTES: todos participamos para hacer una contribución y llevarnos algo para hacer. Los participantes lo son por su rol de experto en la materia a discutir y/o de ejecutor de las acciones a decidir.
- APOYO TÉCNICO: siempre asegurarse que alguien de los participantes (ej. el documentador) sepa utilizar las herramientas disponibles.
PREPARAR LA AGENDA Y LOS OBJETIVOS:
- Definir previamente y comunicar quienes participan, para que fueron citados, que objetivos tiene la reunión, que expectativas existen, que información tienen que conocer antes, a fin de que todos lleguen lo más preparados posible.
- Si la agenda es intensa, considerar que el nivel de desgaste en sesiones virtuales es mayor. Planifique puntos de descanso para facilitar la participación activa de los asistentes.
- Definir bloques horarios máximo por tiempo. El moderador operara como gestor de tiempos, o le solicitara a algún asistente que lo haga, si tiene fuerte rol como participe.
TENER LOS CONTENIDOS A MANO:
- Si los participantes tienen que aportar documentos, los mismos los debe tener preferentemente el facilitador para ordenar mejor la dinámica. La comunicación visual será relevante para un mejor entendimiento. Lo visual debe ayudar a focalizar en los objetivos y la información a considerar para resolverlo.
- El esfuerzo de hacer una construcción mental de diálogos con personas que no veo, cuando tengo no menos de 8 videoconferencias al día quema el cerebro del más preparado.
- Una virtual no es un espacio para soltar los problemas y compartirlos, sino para resolverlos.
PREPARACIÓN DEL PARTICIPANTE:
ENTENDER Y ORGANIZARME
- Si tengo que hacer aportes previos, enviárselos al organizador.
- Tener a la mano los recursos que puedo necesitar durante la virtual, sobre todo para responder a preguntas concretas (datos, casos, problemas).
- Tener mis ideas pasadas en limpio en una nota a mano, para poder compartirlas si la dinámica lo requiere.
- Posicionarme desde que rol participo, que aportes puedo hacer.
- Identificar si veo que falta algún asistente clave en la reunión que por la temática sería conveniente de invitar y anticipárselo al organizador.
- Asegurarme que voy a estar pronto a conectarme 2 minutos antes del inicio.
LIDERANDO LA REUNIÓN VIRTUAL:
PREPARACIÓN
- Tener todo a la mano al conectarme.
- Entrar 2 minutos antes. El organizador recibe a los invitados y les recuerda las buenas practicas (apagar los videos, silenciar los micrófonos, etc.).
DINÁMICA
- Las reuniones virtuales son super-puntuales.
- Hasta 5 minutos de recepción e incorporación de asistentes y luego se inicia con la agenda de temas.
- Quien lidera habilita el debate de puntos de agenda. Quien lleva los tiempos marca el ritmo para llevar a conclusiones.
- Procure mantener siempre en proyección la agenda o los materiales en discusión para permitir volver al foco si los debates se extienden o ramifican.
- Tenga a la mano la mensajería privada (WhatsApp u otra). Es muy útil para contener participantes que se des focalizan del objetivo.
- Utilice la mensajería pública (de la propia herramienta de colaboración) para los mensajes “urbi et orbi”, es decir, para todos los participantes. Tenga en cuenta que forman parte del historial de la reunión.
- Usen esa mensajería publica para compartir documentos complementarios que consideren valioso. Quedaran incorporados al historial.
- Al cierre de cada punto es relevante remarcar las conclusiones.
- Si hay breaks planteados, los mismos son sin desconexión y de no más de 5 minutos.
- Al cierre de la reunión (por tiempo o por logro de puntos de la agenda) se sintetizan los acuerdos -ver utilidades de grabación como asistente- y los próximos pasos.
- Agradezca la participación y libere a los participantes.
POST REUNIÓN:
INMEDIATO
- Quédese unos minutos conectado con el documentador para asegurarse que todas las notas se vuelquen al historial de la conversación.
- Elaboren una síntesis de acuerdos y próximos pasos que se utilicen para organizar el seguimiento y continuidad.
- Este documento debe quedar en el historial y será tomado como antecedente para la cita de la siguiente reunión.
EX POST
- A todos nos quedan sensaciones de cómo quedaron los participantes post reunión.
- No se queden con dudas. Es importante asegurarse que los mismos entendieron y saben qué hacer.
- A partir de este seguimiento definirá la oportunidad y agenda de la siguiente reunión.
Agradecemos particularmente el aporte de la consultora PointB, citizen de la red global NextContinent con presencia en 12 ciudades de USA, su equipo de Future of Work y sus recomendaciones que incluimos en la construcción de este check list.