Infotevhnology.com 2009

Por HernÁn Sabattini, director de Paradigma

En un contexto de crisis y contracción económica como el que estamos atravesando, las compañías tienden a adoptar una posición más cautelosa a la hora de asignar presupuestos. Y la Gerencia de Sistemas no es ajena a esta situación: muchas veces esta área se erige como uno de los primeros eslabones de la cadena en tener que restringir sus partidas presupuestarias.

Frente a este complejo escenario es recomendable adoptar una visión que permita al CIO (Chief Information Officer) aprovechar su presupuesto de forma óptima.

El enfoque debe estar orientado a equilibrar estos tensores de fuerza del modo más favorable, no sólo para el negocio de la empresa, sino también para un mejor desempeño del área, apuntando a sostener los niveles de calidad lógicos, contener la demanda y justificar el sostenimiento de los fondos asignados. En otras palabras, se deberían formular líneas de acción para que el Gerente de Sistemas tome las riendas de la situación y maniobre correctamente.

Un enfoque integral

Una de las ideas fuerza consiste en desalentar el ataque aislado a cada uno de los cuatro componentes claves del área: el nivel de servicios que se presta a la demanda, el presupuesto del sector, el riesgo y la calidad. Por el contrario, resulta absolutamente necesario operar sobre estos ítems coordinada e integralmente.

Sabemos que en épocas de crisis la primera reacción es recortar gastos, pero se tiende a analizar el presupuesto únicamente desde el lado del costo económico puro. La alternativa es trabajar en forma coordinada sobre todas las dimensiones del área.

En este contexto, existen cinco frentes concretos en los cuales operar:

1) Gestión de la demanda: se traduce en realizar permanentemente ejercicios de priorización respecto de los requerimientos de las distintas áreas hacia la Gerencia de Sistemas; y en lograr que los usuarios asuman determinados compromisos en lo relativo a sus solicitudes.

Se deben fijar pautas que permitan establecer una justificación genuina de la demanda. Debido a su extracción de tipo técnico, en muchas ocasiones la motivación del personal de Sistemas pasa más por imaginar cómo resolver el requerimiento solicitado que por cuestionar su necesidad.

En oposición, resulta absolutamente necesario cuestionar constructivamente el porqué de lo que se pide y, en caso de ausencia de un costo-beneficio, el requerimiento no debe avanzar.

Un elemento que favorece la gestión de la demanda es la puesta en marcha de procedimientos que posibiliten al área de Sistemas cuantificar cada uno de los requerimientos solicitados por cada sector.

2) Gestión de las contrataciones: los contratos que consume el área de Sistemas en general están relacionados con mantenimientos o compras de licencias, usos de sistemas operativos, motores de bases de datos, compras de equipos, etc. En situaciones de crisis, los proveedores hacen lo posible por conservar a sus clientes. Y, en ese contexto, es altamente factible la renegociación de los términos de cada contrato. Por otra parte, hace algunos años la Gerencia de Sistemas enfocaba su atención en celebrar contratos que incluyeran precios lo más estables posibles. Hoy es mucho más racional esperar algunos contratos de precio decreciente por volumen, sobre todo en lo relativo a adquisición de hardware. Los gerentes de sistemas deben hacer una revisión mucho más creativa, generando un ámbito más propicio para la negociación.

3) Headcount: un CIO debe tener la posibilidad de revisar la estructura a su cargo y tomar decisiones sobre ella. En caso de que el área de Sistemas deba atravesar una reducción de personal, se deberá operar de modo que afecte lo menos posible al funcionamiento del área. Algunos elementos a tener en cuenta:
a) Tratar de preservar las capacidades clave, de modo que no sean desvinculadas.
b) Analizar la posibilidad de hacer una transferencia de recursos humanos a proveedores, de modo de no desvincularnos de ellos.
c) Intentar producir un cambio cultural puertas adentro del área, a fin de lograr que el profesional de Sistemas perciba que está efectuando aportes tanto o más importantes que antes.

4) Uso de la infraestructura: los gerentes de Sistemas tienden a fortalecer sus sectores adquiriendo equipos de hardware, motores de bases de datos, licencias de sistemas operativos y otros insumos. Se debe buscar reutilizar el equipamiento que ya se posee, y replantear la forma de exprimir mejor las capacidades instaladas.

5) Visualizar permanentemente “la brújula”: es decir, preservar intacta la visibilidad de lo que está aconteciendo tanto en Sistemas como en el resto de la compañía. Muchas empresas cuentan con un área de sistemas que va atendiendo las demandas en la medida en que van apareciendo, sin medir resultados.

Un gerente de Sistemas podrá administrar correctamente la demanda en la medida en que tenga suficiente visibilidad de sus capacidades de operación. Esto se logra montando diversos mecanismos o indicadores de control de gestión.