Revista Fortuna 2009
La coordinaciÓn de los distintos proyectos de las empresas puede ayudar a transitar con Éxito los períodos turbulentos. La visiOn integral.
Por Eduardo Aspiroz Costa, Director asociado de Paradigma Sociedad de Soluciones
Para viabilizar la implementación de un cambio estructural en una organización es necesario canalizar las acciones dentro del ámbito de un proyecto. Los desafíos tecnológicos del cambio, las habilidades de quienes conducen el proyecto, los recursos que le son asignados, son algunas de las variables que nos permiten imaginar su probable evolución.
Sin embargo, los proyectos no transcurren en forma aislada. La gran interdependencia entre ellos y la propia evolución del negocio son realidades que muchas veces impactan en su evolución, especialmente en momentos turbulentos. En los últimos años, la mayoría de las empresas han conformado áreas comúnmente denominadas Oficinas de Proyecto con alcance departamental e inclusive corporativo. Su objetivo es asistir a los responsables del proyecto en la gestión del mismo, detectar relaciones entre los distintos proyectos, coordinar acciones conjuntas y brindar información consolidada a la dirección.
ACCIONES PENDIENTES. Si bien el concepto tiene muchos años y muchas organizaciones han desarrollado distintas etapas de transformación, se podría decir que en términos generales el concepto se encuentra en etapa de “comprobación” y muchos directivos tienen en su agenda la tarea de analizar y evaluar los aportes y resultados reales alcanzados.
Para fortalecer la misión y el nivel de servicio brindado por las Oficinas de Proyectos, en primer término resulta importante establecer su grado de participación en las etapas tempranas de los proyectos, más específicamente en los procesos de definición y priorización. Establecer mecanismos de mejora y direccionamiento en los proyectos en etapas tempranas nos permite disponer de un mayor margen de maniobra frente a la oportunidad de hacerlo en etapas más evolucionadas.
Las Oficinas de Proyectos son áreas de servicio y como tal deben estar orientadas a los distintos clientes, aportando valor y construyendo para asegurar en este caso el cumplimiento de los objetivos de los distintos proyectos. Debe aportar una visión objetiva, acercar una visión integral y transmitir metodología, mejores prácticas y lecciones aprendidas.
Una oficina de proyecto podrá desarrollar sus actividades mediante un set de herramientas básicas, sin embargo a medida que el servicio se va ampliando es imperioso recurrir a utilizar sistemas de información considerando las distintas necesidades.
Además, deberá haber una fuerte sinergia cuando coexisten una oficina de proyecto con un área de planeamiento y control. En este escenario, resulta necesario establecer claramente los roles y la forma de complementación, ya que si bien cada una tiene una misión y objetivos diferentes, ambas deberán compartir información y unificar criterios en cuanto al diagnóstico y el desarrollo de recomendaciones en lo referente a un proyecto.