Infotechnology.com 2009

Por Jorge Seoane, Socio de Paradigma Sociedad De Soluciones

Estudios recientes han puntualizado que la búsqueda de mayor valor de IT se logra a partir de la claridad en las estrategias de negocio y la identificación del rol de las tecnologías en lograrla, la medición y el gerenciamiento de inversiones y gastos en el área y su relación con el valor recibido, la asignación de responsabilidades por los cambios organizacionales requeridos para efectivamente obtener beneficios de la aplicación de nuevas soluciones de IT, la capitalización de experiencias en cada implementación y de iniciativas que tienden al mayor aprovechamiento de los activos tecnológicos.

Cuando se habla de Gobierno de IT, se hace referencia a un marco de comunicación sistemático para establecer y sustentar la utilización de las tecnologías en forma eficiente, de acuerdo a las expectativas de la organización. Es parte integrante del gobierno corporativo, siendo este un mecanismo de dirección, gerenciamiento y control requerido por los inversores y otros partícipes del mercado en el que se opera.

Al pensar en sus objetivos, surgen las siguientes preguntas: ¿qué decisiones se deben tomar para asegurar un uso efectivo de las tecnologías? ¿Quién debería tomar esas decisiones? ¿Cómo se ejecutan y monitorean los resultados? El rol de la IT en la organización implica:

Clarificar su rol en los negocios.

Definir la arquitectura de IT a partir de requerimientos de integración y estandarización.

Establecer la estrategia y definir los componentes de la infraestructura de IT.

A partir de la adquisición o desarrollo de soluciones, especificar las necesidades de los negocios y alinear los sistemas de información a estas necesidades.

Definir qué iniciativas conforman un plan, asignando inversiones, recuperos y la estrategia de ejecución y monitoreo.

Poner en práctica y sustentar un modelo de Gobierno de IT requiere de un esfuerzo de la alta dirección de la organización. Es un ecosistema que comprende:

Lineamientos y estrategias.

Aplicaciones de negocios y la evolución del mapa sistémico.

Arquitectura.

Infraestructura.

Inversiones y prioridades.

Modelo de relacionamiento con el negocio

En el marco de la organización, el Gobierno de IT se vincula fuertemente con la estrategia. Esto incluye dos componentes importantes: el ejercicio de planeamiento y la medición de los resultados, por un lado, y la relación con el negocio por otro.

La dirección de IT se relaciona con el negocio cuando contribuye a redefinir aspectos que tienen que ver con la competitividad y brinda un aporte concreto para que la organización sea más eficiente.

En la puesta en práctica de esta estrategia surgen proyectos estructurales. No obstante, también hay un aspecto de relación con el negocio que se vincula con las exigencias propias de la actividad que se presentan día a día y que también forma parte de la estructura del modelo de IT.

Un desafío importante es cómo la IT logra implementar soluciones que sean realmente integrales y sean asimiladas por la organización. Esto es posible cuando se considera cómo se deben transformar los procesos de negocios en concordancia con los nuevos requerimientos y de qué forma debe asistirse a la empresa para que dicho cambio se lleve a la práctica. El área de tecnología necesita desarrollar capacidades de entendimiento de los procesos de negocio, a partir de una visión integradora que aporte propuestas de valor en la búsqueda de optimización.

En un proyecto de implementación de soluciones, será menester contar con habilidades de gestión del cambio para que estos procesos sean lo más efectivos posibles y que el proyecto sea exitoso.

Hasta hace algún tiempo, diversas investigaciones indicaban que el 80% de los proyectos de sistemas fracasaban. En la actualidad, esta tendencia se revirtió. Pero la preocupación ahora es que, una vez finalizada, la implementación logre los resultados esperados.

Una herramienta clave para la dirección de IT es un tablero de gestión o “balanced scorecard”, que permite visualizar los resultados que se van obteniendo y la performance que se tiene tanto desde el punto de vista del negocio como de eficiencia de las tecnologías y recursos.

Aspectos organizacionales

En la actualidad, la tendencia dentro de las organizaciones de IT es un acompañamiento no sólo desde una perspectiva tecnológica, sino desde el entendimiento del negocio.

En el modelo de relacionamiento, se piensa en competencias que tengan que ver con la modelización de procesos, para dar marco a una propuesta de solución. Ya no es un simple analista de sistemas el que se acerca a un área de negocios, sino uno con una fuerte competencia en procesos que se apoya en especialistas en soluciones de sistemas para armar la propuesta de valor completa.

Las iniciativas a corto plazo, junto con los planes estructurales, conforman el “master plan” para el período. En función de su cumplimiento se medirán los resultados. Con esto se cierra un ciclo de planeamiento que incluye relacionamiento con el cliente, gestión de la demanda, medición de la capacidad y seguimiento de los proyectos.

Temas clave en la agenda del CIO actual

En la actualidad, la agenda de un CIO refuerza el concepto de un Gobierno de IT relacionado con los negocios.

El desafío del CIO en el presente es en función de la demanda del negocio de soluciones de IT, en combinación con una presión en materia de su presupuesto.

Los negocios siguen exigiendo, ya que se deben buscar nuevas alternativas de productos y servicios, pero los presupuestos han sido recortados. El CIO deberá ser creativo a fin de construir soluciones eficientes para que los recursos que tiene asignados apunten a lo que el negocio verdaderamente necesita. El ejercicio debe ser de simplificación y adecuación de los procesos de IT para lograr dichos objetivos.

Un tema fundamental que el CIO debe tener en cuenta son los ejes de calidad respecto del servicio, que implica mantener una alta disponibilidad para cumplir exigencias. A su vez deberá tener un benchmarking permanente de sus costos internos versus alternativas que puedan ser más competitivas para eficientizar el uso de los presupuestos.

¿Qué pasa con un presupuesto restringido desde el punto de vista de la exigencia del negocio? Es posible lograr un sustento de la operación actual, un mejor uso de las infraestructuras existentes, con un buen esquema de relacionamiento con los negocios que permita priorizar iniciativas y lograr una mayor aplicación de recursos a temas clave.

Es cada vez más importante desarrollar competencias para la gestión de contratos con terceros. Buscando escenarios más flexibles de contratación de servicios es posible lograr un mejor balance entre las capacidades contratadas y los costos que esto tiene asociados.

A primera vista, se puede creer que estas nuevas exigencias le confieren demasiado peso a la estructura organizacional. Sin embargo, esta adecuación puede no estar requiriendo una mayor dimensión en las dotaciones sino una composición distinta de las capacidades y especializaciones, y avanzar en dirección hacia un modelo balanceado.

Un tema que será fundamental para lograr el equilibrio será el uso de las capacidades instaladas. En estos ejercicios de transformación, hay inversiones que ya están en uso, y sobre las que hay que mantener una mirada de eficiencia para lograr su mejor aprovechamiento.

En síntesis, lo principal para la agenda del CIO puede ser un lineamiento de reducción de costos, pero reforzando las competencias para dar nuevas respuestas al negocio y a los procesos internos de IT, planteando un programa de eficiencia que agregue valor a los negocios.