La reconversión de espacios de trabajo y capacidades logísticas tienen un factor común: las personas en el centro. Variables como las nuevas tecnologías, la irrupción del trabajo híbrido y la preocupación por la sustentabilidad medioambiental, llegaron para quedarse y están generando nuevas pautas de diseño de los espacios, pero, sobre todo, un impacto en la forma de pensar y vivir el trabajo.
Las empresas adecuan sus instalaciones a nuevas dinámicas de trabajo, procurando acompañar con comodidad, diseño, eficiencia, calidad, sustentabilidad y tecnología al negocio y a su gente. Más allá de que las empresas redefinen sus redes de comercialización, estos cambios de ámbito los vemos principalmente en oficinas corporativas (por el trabajo híbrido remoto-presencial) y en operaciones logísticas -almacenes y warehouses– (por la distribución B2C y de última milla) y comprenden a un conjunto importante y representativo de colaboradores. El cambio en las formas de trabajo, en las dinámicas y en las personas implica el cambio en el entorno y en el espacio físico. Necesitamos reiniciar la forma de diseñar los espacios para promover la activación en la forma de crear, innovar, pensar. Es momento de desarrollar redes, conectar, cocrear e intercambiar ideas. Los puestos de trabajo y los escritorios necesitan reconfigurarse para dar lugar a espacios que promuevan el armado de comunidades y fomenten la interacción.
Los momentos de encuentro están menos estructurados y la configuración del espacio debe sinergizar con esas oportunidades cambiantes a través de espacios diversos y configurables.
«Drivers» de los cambios
Para llevar adelante el diseño de oficinas flexibles que se alejen del concepto de espacio estándar y uniforme, debemos conocer las necesidades de quienes las habitan contemplando el impulso y valor afectivo que las personas le otorgan a las experiencias compartidas en el lugar de trabajo y al fortalecimiento del sentimiento de pertenencia que se desdibujó en los últimos años al disminuir los momentos de interacción conjunta en el mismo espacio físico.
3 grandes drivers desde las personas
- La hiperconectividad.
- La adaptación rápida de las personas a trabajar en su propia casa.
- La menor atractividad de moverse versus la riqueza del encuentro.
3 grandes drivers desde las organizaciones
- Optimizar los espacios ocupados (ahorrar metros cuadrados).
- Promover o proactivar un lugar de encuentro grupal, de colaboración, innovación y especialmente generar identidad (el espacio hace a la identidad).
- Sostener el gobierno y tangibilizar el liderazgo.
Sumemos a estos drivers la tendencia de descentralizar los espacios de trabajos: de una oficina central a espacios de trabajo distribuidos y, cada vez más común, el espacio de coworking.
Este proceso de cambio implica no sólo un cambio de ámbito, sino que es un camino de ida hacia una nueva forma de trabajo. Además de reducir los metros cuadrados y de poner foco en la productividad, se consideran los aspectos emocionales, «el disfrute«.
Para ellos, se implementan nuevas modalidades que fomentan la creación de ideas, el aprendizaje y el trabajo colaborativo, permitiendo que la oficina sea un lugar de encuentro, que la gente tenga ganas ir a la oficina y que no extrañen la comodidad de su casa, espacios que en los últimos años la gente había customizado según sus propias necesidades.
Nuevos espacios para nuevas organizaciones
Entre los beneficios de este proceso, podemos destacar la integración de la cultura organizacional, las dinámicas y los procesos; la implementación del concepto de la oficina como punto de encuentro en un ambiente cálido, distendido, familiar y seguro; la optimización de la experiencia del empleado, en todo momento y en todo lugar (tanto presencial como el remoto).
Distintas premisas para las nuevas oficinas desde una mirada más integradora: espacios compartidos, invitando a desnominar las posiciones a partir de una modalidad hibrida presencial y home office; optimizar el uso de luz natural y los espacios verdes interiores; sustentabilidad (ahorro energético, menos agua consumida y una menor huella de carbono a partir de la reducción de la asistencia al lugar).
Se busca cubrir todas las necesidades de las personas y equipos promoviendo «reglas de convivencia» (ruidos, higiene y seguridad, espacios de guardado), asegurando contar con la tecnología adecuada para la mejor experiencia, sugiriendo el uso adecuado de cada tipo de espacio (mesas colaborativas, espacios individuales, cabinas para llamadas, salas de reuniones, comedor, etc.).
El desafío está en lograr nuevas formas de organizarse, operar y principalmente de interactuar y relacionarse a través de capitalizar procesos de mudanza. Las mudanzas movilizan e impulsan los cambios. Cambian los procesos, cambia la manera de hacer las cosas. Por eso el foco debe estar en las personas.
Por Gabriela Sneider, Socia de Paradigma Sociedad de Soluciones.