Revista Information Technology

Andreani invirtió US$ 1,89 millón en una solución de gestión de abastecimiento que permite conocer la trazabilidad de los productos de sus clientes

Por Cintia Perazo

Esta compañía fue creada en Casilda, al sur de la provincia de Santa Fe, cuando Umberto Andreani —padre de Oscar, actual presidente del Grupo- —junto a sus cuatro herma­nos montaron una pequeña sociedad familiar para dedicar­se al transporte de cargas, cubriendo el trayecto de 60 kiló­metros que separaba a Casilda de Rosario.

Hoy, la empresa es una de las principales compañías de logís­tica argentinas. Cuenta con cin­co unidades de negocios: logís­tica, farma, correo, una unidad exclusiva para la logística de la industria farmacéutica en Brasil y desarrollos inmobiliarios. Para lograr perdurar en el tiem­po, crecer y expandirse es nece­sario adaptarse a los cambios y las diferentes exigencias de la demanda, consideran en la fir­ma. Por eso, Andreani inició, en 2006, un proceso de moderni­zación tecnológica que comen­zó con la actualización de su sis­tema de gestión ERP (planifi­cación de recursos empresaria­les); luego cambiaron el softwa­re qué manejaba la gestión de transporte (TMS) por Alertran, de la compañía española Alerce y; en 2012, decidieron cambiar su sistema de gestión de abaste­cimiento (WMS). “Temamos el programa Boss, de Infor, y que­ríamos cambiarlo para realizar una evolución tecnológica”, comenta Gustavo Echenique, director de Tecnología y Proce­sos del grupo. Antes de decidir­se, buscaron entre las alternati­vas disponibles y terminaron eli­giendo el producto SCE, tam­bién del proveedor Infor. Andreani cuenta con 2.000 clien­tes, que contratan soluciones de correo, transporte o el servicio de almacenamiento (Warehousing). “En total, nuestros clien­tes del warehousing son apro­ximadamente 40, pero, por aho­ra, hemos migrado sólo dos de ellos al nuevo sistema. Se trata de dos empresas de la industria far­macéutica, Farmanet y Rofina, que representan el 50 por cien­to de nuestro negocio de ware­housing. El paso siguiente es implementarlo en el resto de nuestros clientes. Pensamos ter­minar de migrar el total de nues­tra plataforma a SCE en dos años”, adelanta Echenique. Entre la droguería Farmanet y el laboratorio Rofina, Andreani dis­tribuye y prepara 50.000 pedi­dos mensuales —contando las devoluciones— y 30 millo­nes de unidades. “La industria farmacéutica es muy impor­tante y exigente, por eso decidi­mos comenzar la migración con ellos”, revela Echenique. El monto de inversión que demandó esta implementación es, hasta el momento, de US$ 1,89 millón, de los cuales USS 530.000 corresponden a licencia y soporte; US$ 1,20 millón a consultoría, implemen­tación, entrenamiento y proyec­to; y US$ 160.000a infraestruc­tura de IT y para la operación (hardware, software de base y dispositivos RF).

El elegido

Además de la solución de Infor, los ejecutivos de Andreani tam­bién evaluaron Tamesis, un software de la española Alerce, empresa que les provee la herra­mienta de TMS. “No nos conven­ció porque no tenía las funciona­lidades específicas para la indus­tria farmacéutica que sí estaban contempladas en SCE. Además, no tenía soporte local. Por otro lado, esta implementación reque­ría de un salto cultural importan­te que tendría menor impacto si utilizábamos una herramienta de la misma empresa que ya tenía­mos para esta área. Aunque Boss y SCE son dos productos diferen­tes hay ciertas cuestiones que son similares, porque ambos produc­tos son de Infor”, explica Eche­nique. Desde España, comenta­ron a Information Technology que si bien Alerce realiza sopor­te en el país desde su sucursal ubi­cada en Chile y tiene implanta­ciones en la industria farmacéu­tica, entienden que la decisión de Andreani se haya basado “en el conocimiento de SCE en el uso de su anterior versión”. “Nos decidimos por esta solu­ción porque incorporó muchas funciones que necesitábamos para atender a nuestros clientes. Un claro ejemplo es que inclu­ye una particularidad de la industria farmacéutica que per­mite poder devolver rápidamen­te los números de lote para que puedan facturarse. Esto reque­ría de mucha rapidez pero esos tiempos no son usuales en el pro­ceso logístico asociado al picking. Con el programa anterior tuvimos que hacer un desarro­llo especial”, recuerda el CIO. En otras palabras, actualmen­te, la facturación se realiza lue­go de la preparación física del pedido. En el pasado, se factu­raba antes de tener armado el pedido. “Esto tiene impacto en los procesos administrativos de nuestros clientes porque se factura en función a lo prepa­rado. Antes, por ejemplo, si en el momento que se realizaba un pedido se caía un producto y se rompía, debía generarse una nota de crédito porque ese pro­ducto ya estaba facturado. Ade­más, este sistema también admi­nistra la trazabilidad de produc­tos farmacéuticos”, agrega el directivo.

Por su parte, Daniel Racchi, res­ponsable de la operación del cliente Farmanet en Andreani, revela que otro punto importan­te del producto SCE es la flexibilidad de la solución. “La indus­tria farmacéutica tiene una varia­bilidad muy grande. Farmanet nuclea 20 laboratorios, algunos nacionales y otros internaciona­les, cada uno con una metodo­logía y procesos totalmente dife­rentes y el sistema debía ser adaptable a esas particularida­des. Y SCE nos acompaña mucho más en la adaptación de estos procesos”, explica. Según Racchi el cambio fue ambicioso. “Decidimos que pasábamos del lápiz y papel a la completa automatización. Por­que las órdenes eran manuales. Teníamos un papel donde decía en qué posición había que bus­car la mercadería y el personal de la planta iba tildando. Aho­ra contamos con un proceso totalmente automatizado don­de quedaron muy pocas tareas asistidas. Además, Farmanet tra­bajaba hace 18 años con la herra­mienta Track, que era un WMS adaptado y nosotros utilizába­mos ese sistema. Ahora, ellos migraron su sistema ERP a SAP y aceptaron que nosotros mane­jemos la logística con nuestro software SCE”, detalla.

AHORA CONTAMOS  CON UN PROCESO TOTALMENTE AUTOMATIZADO DONDE QUEDARON MUY POCAS TAREAS ASISTIDAS,

Daniel Racchi, responsable de la ope­ración del cliente Farmanet en Andreani.

Para poder integrar las herra­mientas propias con la de sus clientes, Andreani cuenta con Message Broker, de IBM, que ofi­cia de “traductor” entre los dife­rentes sistemas. “Es que, en toda la empresa, tenemos 2.500 inter- faces diferentes y este programa de IBM no sólo genera las customizaciones entre los progra­mas sino que también avisa si no llega, si hay mensajes con error e intenta reenviar la información, todo en forma automática”, reve­la el directivo de Andreani.

Tiempos de cambios El proyecto de Andreani no estu­vo motivado por la urgencia de un sistema obsoleto sino por la necesidad de transitar una evo­lución tecnológica con miras a la integración Web. “Teníamos una tecnología robusta pero anti­cuada. Observamos que las pla­taformas fueron evolucionando y que los usuarios tenían otras necesidades. Antes de esta implementación había una sobrecar­ga administrativa. Para el desti­natario final, era una compleji­dad porque recibía dos docu­mentos, uno con la factura y otro con la nota de crédito asociada a esa factura”, señala Echenique. ConTrack —el sistema anterior de gestión de abastecimiento— era como ir al supermercado, recibir un ticket y, en base a esa orden, se armaba el pedido; en cambio, con el software SCE es como ir a la caja una vez que el pedido está armado. “Te factu­ran y cobran lo que te llevas. A eso, hay que sumarle las com­plejidades del depósito porque los pedidos son de miles de uni­dades y además había que sumar las reposiciones. Era todo más complejo. Por otro lado, tam­bién pasamos del papel a equi­pos con radiofrecuencia, ya que el sistema anterior no permitía incorporar esta tecnología”, deta­lla Racchi.

Otro beneficio que destaca el res­ponsable de la operación de Farmanet es que la nueva herramien­ta posibilita ver los inventarios en forma online. “Cada acción que hace cualquier operario actuali­za en forma online los inventa­rios —ejemplifica—. Antes, no podía en forma online.” En la actualidad, todos los man­dos medios, supervisores y jefes cuentan con una aplicación web para realizar su actividad, y en la planta tienen WiFi, por lo cual pueden ir realizando operacio­nes de manera online desde su tablet. “En el pasado, debía ir hasta un puesto fijo de la plan­ta y recién ahí consultar dónde estaba el producto. Ahora todos los operarios utilizan radiofre­cuencia y tienen los datos en el instante”, dice Racchi. ¿Cuánto demoró la implementación? “En el caso del cliente Famanet, llevó un año. Comen­zamos con el diseño de proce­sos y los flujos de procesos en marzo de 2013. Después arma­mos el equipo de configuración, pruebas y se empezó a trabajar en febrero de 2014. Terminamos de implementarlo en febrero de 2015”, detalla Racchi. En esta implementación, se involucra­ron 20 personas full time y otras 10 part time. Además de con­tar con la gente de Infor, Andre­ani contrató a dos consultoras: Paradigma, para realizar el segui­miento del proyecto o PMO y gestión de cambio; y Pragma para test y Q&A de la aplicación.

HIGHLIGHTS

Objetivo: Contar con una solu­ción para la gestión de alma­cenes moderna y flexible para operar con mayor eficiencia, optimizar los procesos logísticos e incrementar la produc­tividad

Inversión: US$ 2,16 millones (a la fecha)

Líderes de proyecto: Daniel Racchi, gerente de Operacio­nes y responsable de la ope­ración de Farmanet dentro de Andreani Plazo: 12 meses

Tecnología Solución: Infor SCE Proveedor Infor IT Corporativa

Software: Infor ERP LN, Infor SCE (logística); Alertrans (transporte); Infor EAM; Micro­soft CRM, VMware Hardware: Blade server Dell M1000E, con hojas M620. Storage: Equallogic PS6200 Seríes

Networking: Dell Forcé MXL10. Cisco (Seríes Nexus 3000) y HP (Series 5500). Montados sobre un Data Can­ter principal en modo Housing, y un Data Center secundario en modo Hosting Desktop: Dell, HP y Lenovo Telecomunicaciones: Red MPLS de Telefónica, Cla­ro, Level3 y Metrotel. Telefonía móvil: Movistar

Desafíos

La gestión del cambio fue un tema importante a la hora de rea­lizar la implementación porque proyectaban que iba a tener un gran impacto entre los emplea­dos. Se trabajó, primero, sobre la base de diseño de procesos que ya tenían definido. Establecieron una matriz de riesgo, según la función del empleado, y estima­ron cómo le iba a impactar. “Ade­más, analizamos el perfil de la persona para poder saber si iba a adaptarse o no, y qué herra­mienta había que brindarle para que pueda adecuarse a esa implementación”, relata Racchi. Sin embargo, esas no fueron las únicas complejidades: debían apagar el sistema anterior y prender el nuevo. Tenían que facturar, realizar los remitos y armar el pedido, entre otras ope­raciones sumamente necesarias para la continuidad de la ope­ratoria. “El sistema anterior, se apagó el viernes y el lunes ya comenzamos a operar con el nuevo. Fue tan transparente que algunos usuarios nos pregunta­ban cuándo íbamos a hacer el cambio y ya lo habíamos hecho”, dice con una sonrisa Echenique.

Antes de concluir, el directivo comenta que Andreani tiene cuatro personas que se están capacitando en el producto SCE para conocer detalles de las nue­vas versiones. “Los software evolucionan constantemente y nosotros vamos a seguir en esa evolución, lo cual requiere de una inversión constante.”