Revista Information Technology
Andreani invirtió US$ 1,89 millón en una solución de gestión de abastecimiento que permite conocer la trazabilidad de los productos de sus clientes
Por Cintia Perazo
Esta compañía fue creada en Casilda, al sur de la provincia de Santa Fe, cuando Umberto Andreani —padre de Oscar, actual presidente del Grupo- —junto a sus cuatro hermanos montaron una pequeña sociedad familiar para dedicarse al transporte de cargas, cubriendo el trayecto de 60 kilómetros que separaba a Casilda de Rosario.
Hoy, la empresa es una de las principales compañías de logística argentinas. Cuenta con cinco unidades de negocios: logística, farma, correo, una unidad exclusiva para la logística de la industria farmacéutica en Brasil y desarrollos inmobiliarios. Para lograr perdurar en el tiempo, crecer y expandirse es necesario adaptarse a los cambios y las diferentes exigencias de la demanda, consideran en la firma. Por eso, Andreani inició, en 2006, un proceso de modernización tecnológica que comenzó con la actualización de su sistema de gestión ERP (planificación de recursos empresariales); luego cambiaron el software qué manejaba la gestión de transporte (TMS) por Alertran, de la compañía española Alerce y; en 2012, decidieron cambiar su sistema de gestión de abastecimiento (WMS). «Temamos el programa Boss, de Infor, y queríamos cambiarlo para realizar una evolución tecnológica», comenta Gustavo Echenique, director de Tecnología y Procesos del grupo. Antes de decidirse, buscaron entre las alternativas disponibles y terminaron eligiendo el producto SCE, también del proveedor Infor. Andreani cuenta con 2.000 clientes, que contratan soluciones de correo, transporte o el servicio de almacenamiento (Warehousing). «En total, nuestros clientes del warehousing son aproximadamente 40, pero, por ahora, hemos migrado sólo dos de ellos al nuevo sistema. Se trata de dos empresas de la industria farmacéutica, Farmanet y Rofina, que representan el 50 por ciento de nuestro negocio de warehousing. El paso siguiente es implementarlo en el resto de nuestros clientes. Pensamos terminar de migrar el total de nuestra plataforma a SCE en dos años», adelanta Echenique. Entre la droguería Farmanet y el laboratorio Rofina, Andreani distribuye y prepara 50.000 pedidos mensuales —contando las devoluciones— y 30 millones de unidades. «La industria farmacéutica es muy importante y exigente, por eso decidimos comenzar la migración con ellos», revela Echenique. El monto de inversión que demandó esta implementación es, hasta el momento, de US$ 1,89 millón, de los cuales USS 530.000 corresponden a licencia y soporte; US$ 1,20 millón a consultoría, implementación, entrenamiento y proyecto; y US$ 160.000a infraestructura de IT y para la operación (hardware, software de base y dispositivos RF).
El elegido
Además de la solución de Infor, los ejecutivos de Andreani también evaluaron Tamesis, un software de la española Alerce, empresa que les provee la herramienta de TMS. «No nos convenció porque no tenía las funcionalidades específicas para la industria farmacéutica que sí estaban contempladas en SCE. Además, no tenía soporte local. Por otro lado, esta implementación requería de un salto cultural importante que tendría menor impacto si utilizábamos una herramienta de la misma empresa que ya teníamos para esta área. Aunque Boss y SCE son dos productos diferentes hay ciertas cuestiones que son similares, porque ambos productos son de Infor», explica Echenique. Desde España, comentaron a Information Technology que si bien Alerce realiza soporte en el país desde su sucursal ubicada en Chile y tiene implantaciones en la industria farmacéutica, entienden que la decisión de Andreani se haya basado «en el conocimiento de SCE en el uso de su anterior versión». «Nos decidimos por esta solución porque incorporó muchas funciones que necesitábamos para atender a nuestros clientes. Un claro ejemplo es que incluye una particularidad de la industria farmacéutica que permite poder devolver rápidamente los números de lote para que puedan facturarse. Esto requería de mucha rapidez pero esos tiempos no son usuales en el proceso logístico asociado al picking. Con el programa anterior tuvimos que hacer un desarrollo especial», recuerda el CIO. En otras palabras, actualmente, la facturación se realiza luego de la preparación física del pedido. En el pasado, se facturaba antes de tener armado el pedido. «Esto tiene impacto en los procesos administrativos de nuestros clientes porque se factura en función a lo preparado. Antes, por ejemplo, si en el momento que se realizaba un pedido se caía un producto y se rompía, debía generarse una nota de crédito porque ese producto ya estaba facturado. Además, este sistema también administra la trazabilidad de productos farmacéuticos», agrega el directivo.
Por su parte, Daniel Racchi, responsable de la operación del cliente Farmanet en Andreani, revela que otro punto importante del producto SCE es la flexibilidad de la solución. «La industria farmacéutica tiene una variabilidad muy grande. Farmanet nuclea 20 laboratorios, algunos nacionales y otros internacionales, cada uno con una metodología y procesos totalmente diferentes y el sistema debía ser adaptable a esas particularidades. Y SCE nos acompaña mucho más en la adaptación de estos procesos», explica. Según Racchi el cambio fue ambicioso. «Decidimos que pasábamos del lápiz y papel a la completa automatización. Porque las órdenes eran manuales. Teníamos un papel donde decía en qué posición había que buscar la mercadería y el personal de la planta iba tildando. Ahora contamos con un proceso totalmente automatizado donde quedaron muy pocas tareas asistidas. Además, Farmanet trabajaba hace 18 años con la herramienta Track, que era un WMS adaptado y nosotros utilizábamos ese sistema. Ahora, ellos migraron su sistema ERP a SAP y aceptaron que nosotros manejemos la logística con nuestro software SCE», detalla.
AHORA CONTAMOS CON UN PROCESO TOTALMENTE AUTOMATIZADO DONDE QUEDARON MUY POCAS TAREAS ASISTIDAS,
Daniel Racchi, responsable de la operación del cliente Farmanet en Andreani.
Para poder integrar las herramientas propias con la de sus clientes, Andreani cuenta con Message Broker, de IBM, que oficia de «traductor» entre los diferentes sistemas. «Es que, en toda la empresa, tenemos 2.500 inter- faces diferentes y este programa de IBM no sólo genera las customizaciones entre los programas sino que también avisa si no llega, si hay mensajes con error e intenta reenviar la información, todo en forma automática», revela el directivo de Andreani.
Tiempos de cambios El proyecto de Andreani no estuvo motivado por la urgencia de un sistema obsoleto sino por la necesidad de transitar una evolución tecnológica con miras a la integración Web. «Teníamos una tecnología robusta pero anticuada. Observamos que las plataformas fueron evolucionando y que los usuarios tenían otras necesidades. Antes de esta implementación había una sobrecarga administrativa. Para el destinatario final, era una complejidad porque recibía dos documentos, uno con la factura y otro con la nota de crédito asociada a esa factura», señala Echenique. ConTrack —el sistema anterior de gestión de abastecimiento— era como ir al supermercado, recibir un ticket y, en base a esa orden, se armaba el pedido; en cambio, con el software SCE es como ir a la caja una vez que el pedido está armado. «Te facturan y cobran lo que te llevas. A eso, hay que sumarle las complejidades del depósito porque los pedidos son de miles de unidades y además había que sumar las reposiciones. Era todo más complejo. Por otro lado, también pasamos del papel a equipos con radiofrecuencia, ya que el sistema anterior no permitía incorporar esta tecnología», detalla Racchi.
Otro beneficio que destaca el responsable de la operación de Farmanet es que la nueva herramienta posibilita ver los inventarios en forma online. «Cada acción que hace cualquier operario actualiza en forma online los inventarios —ejemplifica—. Antes, no podía en forma online.» En la actualidad, todos los mandos medios, supervisores y jefes cuentan con una aplicación web para realizar su actividad, y en la planta tienen WiFi, por lo cual pueden ir realizando operaciones de manera online desde su tablet. «En el pasado, debía ir hasta un puesto fijo de la planta y recién ahí consultar dónde estaba el producto. Ahora todos los operarios utilizan radiofrecuencia y tienen los datos en el instante», dice Racchi. ¿Cuánto demoró la implementación? «En el caso del cliente Famanet, llevó un año. Comenzamos con el diseño de procesos y los flujos de procesos en marzo de 2013. Después armamos el equipo de configuración, pruebas y se empezó a trabajar en febrero de 2014. Terminamos de implementarlo en febrero de 2015», detalla Racchi. En esta implementación, se involucraron 20 personas full time y otras 10 part time. Además de contar con la gente de Infor, Andreani contrató a dos consultoras: Paradigma, para realizar el seguimiento del proyecto o PMO y gestión de cambio; y Pragma para test y Q&A de la aplicación.
HIGHLIGHTS
Objetivo: Contar con una solución para la gestión de almacenes moderna y flexible para operar con mayor eficiencia, optimizar los procesos logísticos e incrementar la productividad
Inversión: US$ 2,16 millones (a la fecha)
Líderes de proyecto: Daniel Racchi, gerente de Operaciones y responsable de la operación de Farmanet dentro de Andreani Plazo: 12 meses
Tecnología Solución: Infor SCE Proveedor Infor IT Corporativa
Software: Infor ERP LN, Infor SCE (logística); Alertrans (transporte); Infor EAM; Microsoft CRM, VMware Hardware: Blade server Dell M1000E, con hojas M620. Storage: Equallogic PS6200 Seríes
Networking: Dell Forcé MXL10. Cisco (Seríes Nexus 3000) y HP (Series 5500). Montados sobre un Data Canter principal en modo Housing, y un Data Center secundario en modo Hosting Desktop: Dell, HP y Lenovo Telecomunicaciones: Red MPLS de Telefónica, Claro, Level3 y Metrotel. Telefonía móvil: Movistar
Desafíos
La gestión del cambio fue un tema importante a la hora de realizar la implementación porque proyectaban que iba a tener un gran impacto entre los empleados. Se trabajó, primero, sobre la base de diseño de procesos que ya tenían definido. Establecieron una matriz de riesgo, según la función del empleado, y estimaron cómo le iba a impactar. «Además, analizamos el perfil de la persona para poder saber si iba a adaptarse o no, y qué herramienta había que brindarle para que pueda adecuarse a esa implementación», relata Racchi. Sin embargo, esas no fueron las únicas complejidades: debían apagar el sistema anterior y prender el nuevo. Tenían que facturar, realizar los remitos y armar el pedido, entre otras operaciones sumamente necesarias para la continuidad de la operatoria. «El sistema anterior, se apagó el viernes y el lunes ya comenzamos a operar con el nuevo. Fue tan transparente que algunos usuarios nos preguntaban cuándo íbamos a hacer el cambio y ya lo habíamos hecho», dice con una sonrisa Echenique.
Antes de concluir, el directivo comenta que Andreani tiene cuatro personas que se están capacitando en el producto SCE para conocer detalles de las nuevas versiones. «Los software evolucionan constantemente y nosotros vamos a seguir en esa evolución, lo cual requiere de una inversión constante.»
